Management-Assistenz (m/w/d)

Das Unternehmen leichter führbar machen – nicht nur die Aufgabenliste kürzer

Eine Rechnung muss geprüft werden. Ein Lieferant hat eine Lieferung nicht bestätigt. Ein Kunde wartet auf eine Entscheidung. Dasselbe administrative Problem taucht zum dritten Mal auf.

Wir suchen jemanden, der erkennt, was gerade wichtig ist, die richtigen Menschen und Informationen zusammenbringt und die Arbeit zu Ende führt. Und dann, wo es sinnvoll ist, den Ablauf so verbessert, dass das Problem beim nächsten Mal weniger Aufmerksamkeit braucht.

Bei Last Media bauen wir LastDraw auf – ein TCG-E-Commerce-Unternehmen mit Plänen für einen eigenen Laden und eine dauerhafte Community rund ums Spielen und Sammeln. Du arbeitest eng mit den Gründern zusammen und übernimmst Verantwortung für die kaufmännischen und organisatorischen Details, die das Wachstum des Unternehmens ermöglichen.

Der Titel lautet Management-Assistenz. Der Inhalt ist praktisches Business Operations: ein vertrauenswürdiges Gegenüber, das mitdenkt, organisiert und Dinge zu Ende bringt – nicht jemand, der auf eine vollständig ausformulierte Liste von Erledigungen wartet.

Dafür übernimmst du Verantwortung

Buchhaltung und Finanzverwaltung

Du hältst die laufende Buchhaltung organisiert: Rechnungen und Belege sammeln und prüfen, Dokumente Bestellungen und Zahlungen zuordnen, nachvollziehbare Unterlagen führen, fehlenden Informationen nachgehen und vollständige Unterlagen für Buchhaltung und Steuerberatung vorbereiten. Du behältst Fälligkeiten und offene Posten im Blick und bereitest Zahlungsläufe zur Freigabe vor.

Welche Buchungsaufgaben du genau übernimmst, richtet sich nach deiner Qualifikation und unserer Buchhaltungsstruktur. Steuerliche Fachentscheidungen, Jahresabschlüsse und Zahlungsfreigaben bleiben bei den entsprechend qualifizierten oder befugten Personen. Deine Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass die zugrunde liegende Arbeit korrekt und rechtzeitig erledigt ist – und nicht zwischen den Beteiligten liegen bleibt.

Einkauf und Lieferantenkoordination

Du hilfst bei der Planung von Nachbestellungen und Neuheiten, vergleichst Angebote und Konditionen, behältst Release- und Bestellfristen im Blick und verfolgst Bestätigungen, Zuteilungen, Lieferungen, Fehlmengen und Gutschriften. Bestellungen gibst du im Rahmen vereinbarter Budgets und Befugnisse auf. Dabei betrachtest du Bestandsbedarf, Margen, Zahlungsziele und verfügbare Liquidität gemeinsam – nicht nur, ob ein Artikel beliebt ist.

Verwaltung und Organisation

Du pflegst nützliche Unterlagen, Fristen, Termine und Wiedervorlagen. Du koordinierst Lieferanten, Dienstleister, Ausstattung, Verbrauchsmaterial, Wartung und praktische Vorbereitungen für den geplanten Laden. Du musst nicht jede Fachaufgabe selbst erledigen – aber den nächsten Schritt organisieren und prüfen, ob er passiert ist.

Kundensupport und operative Koordination

Du hilfst, Kundenanfragen und komplexere Bestellprobleme zu lösen, indem du die Fakten klärst, die passende Antwort abstimmst und alle Beteiligten auf dem Laufenden hältst. Du unterstützt das Team, wenn es der Betrieb kurzfristig erfordert – auch mal mit einer praktischen Aufgabe im Fulfillment oder im zukünftigen Laden –, mit offen abgestimmten Prioritäten.

Bessere Arbeitsweisen

Du machst aus wiederkehrender Arbeit klare, nutzbare Abläufe: eine Einkaufsübersicht, eine Checkliste für Rechnungen, eine Routine für Lieferanten-Nachfassungen oder eine bessere Übergabe zwischen Support und Fulfillment. Du dokumentierst, was wichtig ist, streichst unnötige Schritte und prüfst, ob die Änderung tatsächlich hilft. Ziel ist weniger Hinterherlaufen und Nacharbeit – nicht mehr Verwaltung um ihrer selbst willen.

Mit wem es hier gut passt

Du willst die ganze Situation verstehen. Du kannst ein kaufmännisches Dokument sorgfältig lesen, sicher mit Zahlen umgehen, eine klare E-Mail schreiben und die Frage stellen, die ein teures Missverständnis verhindert.

Es fällt dir leicht, mit einem Ziel statt mit einer vollständigen Anleitung zu starten. Bevor du handelst, klärst du die Rahmenbedingungen und deine Befugnisse. Braucht eine Entscheidung die Gründer, bringst du die relevanten Fakten, Optionen und eine Empfehlung mit – statt einfach ein unerklärtes Problem in ihr Postfach weiterzuleiten.

Du kannst auch sagen: „Das habe ich übersehen, hier ist die Korrektur“ oder „Diese Fristen kollidieren – was hat Vorrang?“ Gutes Urteilsvermögen heißt auch zu wissen, wann man handelt, wann man fragt und wann man fachliche Hilfe holt. Diskretion im Umgang mit Finanz-, Kunden- und Unternehmensinformationen ist selbstverständlich.

Besonders interessiert uns:

• Eine fundierte kaufmännische Ausbildung: eine passende Berufsausbildung, ein Studium in BWL oder Rechnungswesen oder vergleichbares Wissen, nachgewiesen durch umfangreiche Praxiserfahrung.
• Erfahrung in Verwaltung, Einkauf, Buchhaltung, Operations oder einer anderen Rolle, die verlässliche, eigenständige Koordination erfordert.
• Praktisches Wissen über Rechnungen, Zahlungsbedingungen, grundlegende Buchhaltungsprozesse und den Zusammenhang zwischen Einkauf, Bestand, Marge und Liquidität.
• Sehr gute Tabellenkalkulationskenntnisse und die Sicherheit, Business-Software zu lernen, Informationen zu prüfen und nutzbare Unterlagen zu führen.
• Klares, professionelles Deutsch und ausreichend Englisch für Lieferantenkommunikation und Produktinformationen.
• Intellektuelle Neugier, die Gewohnheit, eigenständig zu lernen, und die Fähigkeit, zwischen sorgfältiger Detailarbeit und dem großen Ganzen zu wechseln.

Du musst nicht in jedem Bereich schon Expert*in sein. Du solltest ein starkes Fundament mitbringen, seine Grenzen kennen und relevante Lücken gezielt schließen können. TCG-Wissen ist optional – kaufmännische Sorgfalt nicht.

Was du von uns erwarten kannst

Direkte Zusammenarbeit mit den Gründern, Einblick, wie das Unternehmen funktioniert, und Verantwortung, die mit nachgewiesenen Fähigkeiten wachsen kann. Wir wollen dein Urteil und konstruktiven Widerspruch – keine automatische Zustimmung.

Wir sind bereit, mehr zu zahlen für jemanden, der stärkere kaufmännische Fähigkeiten, eigenständiges Urteilsvermögen und verlässliche Eigenverantwortung mitbringt, als eine klassische Assistenzstelle erfordern würde. Die Vergütung soll die Verantwortung widerspiegeln, die du tatsächlich übernehmen kannst.

Die Aufgaben sind breit, aber das heißt nicht, dass eine Person für alles verantwortlich sein soll. Wir stimmen Prioritäten, Entscheidungsgrenzen und den Bedarf an externer Expertise ab. Ziel ist ein Unternehmen, das zuverlässig läuft – keine dauerhafte Abhängigkeit von Einzelleistungen oder Erreichbarkeit nach Feierabend.

Du merkst, dass du vorankommst, wenn Unterlagen aktuell sind, Einkaufsfristen sichtbar sind, offene Themen einen klaren nächsten Schritt haben und die Gründer weniger Routinethemen hinterherlaufen müssen.

Bewerbung

Bewirb dich online über den Button „Jetzt bewerben“ – das dauert nur wenige Minuten. Lieber per E-Mail? Schreib an job@lastmedia.com mit dem Betreff „Management-Assistenz – Bewerbung“.

Schick uns deinen Lebenslauf, deinen frühestmöglichen Starttermin und deine Gehaltsvorstellung. Beschreibe in einer kurzen Notiz etwas, das du aus einer unklaren Situation zu einem fertigen Ergebnis gebracht hast, oder einen Ablauf, den du verbessert hast. Erkläre, was du persönlich getan hast und was sich dadurch verändert hat – ein konkretes Beispiel sagt uns mehr als eine lange Liste persönlicher Eigenschaften.

Diese Stelle ist ausschließlich in Vollzeit zu besetzen. Bewerbungen auf Deutsch oder Englisch sind willkommen.